La gestion et le syndicat des copropriétaires
Le syndic
La gestion des copropriétaires
Préalablement il paraît utile de rappeler que le contrat de syndic est conclu pour une durée déterminée. Il doit être approuvée par une décision expresse de l’assemblée générale. La durée du contrat de syndic ne peut excéder trois ans et ne peut en aucun cas faire l’objet d’une tacite reconduction.
La durée du contrat de syndic ne peut excéder trois ans et ne peut en aucun cas faire l’objet d’une tacite reconduction.
Le contrat ou projet de contrat relatif à l’exercice de la mission de syndic respecte un contrat type défini par décret en conseil d’état. Le contrat ou le projet de contrat est accompagné d’une fiche d’information sur le prix et les prestations proposées par le syndic selon un modèle fixé par arrêté (L.1965, art. 18-1 A, al. 3).
Les missions sont nombreuses et définies par le contrat type, elles comprennent notamment pour la gestion courante :
- L’administration et la gestion de la copropriété en conformité avec les dispositions du règlement de copropriété et de la loi.
- L’immatriculation de la copropriété puis la mise à jour annuelle de la fiche synthétique ainsi que sa mise à disposition des Copropriétaires.
- La gestion des opérations financières, la tenue de la comptabilité générale de la copropriété mais aussi la tenue d’une comptabilité séparée pour chacun des Copropriétaires.
- L’établissement des comptes de gestion et budget prévisionnel. L’ouverture d’un compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires.
- L’ouverture d’un compte bancaire ou livret au nom du syndicat des copropriétaires pour la gestion des fonds travaux dans le cadre de l’article 14.2 de la loi du 10 Juillet 1965 ;
- Le paiement des fournisseurs et prestataires.
- Visites de vérification périodique de la copropriété relative à l’administration, la conservation et la garantie de l’entretien de l’immeuble.
- L’accueil physique des Copropriétaires aux jours et heures ouvrables définis dans le contrat.
- La souscription des polices d’assurances couvrant le syndicat des copropriétaires, les déclarations de sinistre, la perception et règlement des indemnités tant pour les parties communes que privatives.
- L’établissement du carnet d’entretien.
- La gestion du personnel.
- L’organisation de réunions avec les Membres du conseil syndical avec mise à disposition des Membres tous les documents se rapportant à la gestion de la copropriété notamment par un accès en ligne sécurisé.
- La préparation, la convocation, la tenue de l’assemblée générale ainsi que la notification des décisions aux copropriétaires opposants et défaillants.
- La programmation et le suivi des travaux d’entretien des parties communes et des éléments d’équipements communs.
Le syndic
Le rôle du conseil syndical
Dans chaque copropriété se trouve, en principe un conseil syndical constitué de plusieurs copropriétaires désignés par l’assemblée générale. Son rôle est non seulement consultatif, mais réellement actif, car il doit assister le Syndic, contrôler sa gestion, et lui donner son avis sur toutes les questions concernant la copropriété.
C’est un relais entre les Copropriétaires et le Syndic, il peut ainsi alerter le Syndic en cas de dégâts ou d’incidents constatés. Le syndic a donc tout intérêt à mettre en place une coopération qui doit lui permettre d’avoir une action plus efficace et rapide. Ainsi le conseil syndical assiste le Syndic en particulier :
- Pour la préparation de l’assemblée générale, la fixation de la date et de son ordre du jour.
- Pour donner son avis au Syndic pour les travaux ou les marchés dont le montant dépasse un seuil fixé par l’assemblée générale.
- Pour également donner son avis sur les travaux à réaliser dans le cadre de l’urgence.
Le conseil syndical peut demander la convocation d’une assemblée générale en précisant les questions qu’il souhaite porter à l’ordre du jour ; Le syndic est alors tenu de convoquer, s’il ne le fait pas dans les huit jours de la mise en demeure, c’est le Président du conseil syndical qui se charge de convoquer lui-même l’assemblée générale.
Il bénéficie d’un important pouvoir d’initiative puisqu’il peut s’exprimer sur les questions les plus diverses, que ce soit sur les sur les décisions à prendre que sur la manière dont les décisions ont été exécutées.
L’assemblée peut lui confier d’autres missions dans la limite de ses attributions. Elle peut par exemple lui donner délégation d’étudier des devis pour des travaux qui sont envisagés et le choix de l’entreprise présentant les meilleures conditions.
Le conseil syndical doit rendre compte de sa mission chaque année devant les Copropriétaires réunis en assemblée générale.
C’est le règlement de copropriété qui définit les règles de fonctionnement du conseil syndical et en fixe le nombre de représentants qui y siègeront, les modalités de convocation et de tenue des réunions, les règles de majorité, etc…
A défaut de précisions figurant dans le règlement de copropriété, c’est l’assemblée générale des Copropriétaires qui peut fixer les règles de fonctionnement et d’organisation du conseil syndical ou les modifier.
Le conseil syndical ne peut en aucun cas se substituer ni au Syndic ni à l’assemblée générale.
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